E-maily a pripomienky klienta

V tejto sekcii nastavujete všetku automatickú komunikáciu systému so zamestnancami.

DÔLEŽITÉ

Manažér môže upravovať e-maily a pripomienky iba pre klienta, ku ktorému má prístup.
Globálne nastavenia portálu upravuje iba administrátor.

Tu môžeš:

  • upraviť hlavný prihlasovací e-mail,

  • nastaviť zasielanie certifikátov,

  • definovať intenzitu pripomienok,

  • upraviť text inštrukcií pre zamestnancov.

Kde nájdeš nastavenie e-mailov a pripomienok

Prejdi sem vtedy, ak potrebuješ upraviť text e-mailov alebo nastaviť intervaly pripomienok pre konkrétneho klienta.

Postup:

  1. Vyber klienta

  2. V ľavom menu zvoľ klienta ( ak máš prístup k viacerím)

  3. stále v ľavom menu sa ti zobrazí klient, klikni na Emaily a pripomienky

  4. Otvor záložku E-maily a pripomienky

Hlavný e-mail

Hlavný e-mail obsahuje:

  • prihlasovacie údaje

  • základné pokyny k štúdiu

  • informácie o školeniach

Hlavný e-mail obsahuje prihlasovacie údaje a základné pokyny k štúdiu.

Posiela sa:

  • manuálne pri vytvorení zamestnanca,

  • automaticky, ak ešte nebol odoslaný a systém má odoslať prvú pripomienku.

DÔLEŽITÉ:
Ak hlavný e-mail nebol odoslaný, systém ho pošle namiesto prvej pripomienky.

DÔLEŽITÉ

Systém najskôr skontroluje, či bol hlavný e-mail odoslaný.
Ak nie, pošle ho namiesto prvej pripomienky.

Odporúčanie:

  • nemeníť systémové premenné (#emp_instructions# a pod.)

E-mail s certifikátom

Tento e-mail sa odošle:

  • po úspešnom absolvovaní školenia

  • po vystavení certifikátu

Obsahuje:

  • informáciu o absolvovaní

  • inštrukcie, čo má zamestnanec urobiť s certifikátom

Ak chceš, môžeš nastaviť, aby certifikát chodil aj na:

  • HR

  • vedúceho pracovníka

  • e-mail prevádzky

Tento e-mail slúži ako potvrdenie o splnení povinnosti a môže byť dôležitý pri internej kontrole alebo audite.

Nastavenie pripomienok

Pripomienky určujú, ako intenzívne bude systém upozorňovať zamestnancov na školenia.

Správne nastavenie je kľúčové – príliš slabé pripomienky vedú k nesplneným školeniam, príliš silné môžu zahltiť e-mailové schránky.

Pripomienky zabezpečujú, že zamestnanci:

  • nezabudnú na nové školenie

  • absolvujú opakovanie včas

  • nezostanú po expirácii bez upozornenia

Nastavenia zahŕňajú:

  • intervaly odosielania

  • dni v týždni

  • počet dní pred expiráciou

  • počet dní po expirácii

Skupiny pripomienok

Každé školenie prechádza troma fázami:

  1. Neštudované – ešte nebolo absolvované

  2. Pred expiráciou – blíži sa koniec platnosti

  3. Už expirované – platnosť skončila

Pre každú fázu môžete nastaviť samostatnú intenzitu pripomínania.

Neštudované

  • školenie bolo pridelené prvýkrát

  • zamestnanec ho ešte neabsolvoval

Pred expiráciou

  • školenie už absolvoval

  • blíži sa koniec platnosti

Už expirované

  • školenie stratilo platnosť

  • hrozí pokuta pri kontrole

Odporúčané nastavenie:

  • neštudované → intenzívnejšie po hlavnom e-maile

  • pred expiráciou → rastúca intenzita

  • po expirácii → max. 60 dní (aby sa neposielali donekonečna)

Inštrukcie pre zamestnancov

V hornej časti tejto sekcie sa nachádza pole:

Inštrukcie pre zamestnancov

Tento text sa:

  • zobrazuje v e-mailoch

  • zobrazuje v školeniach

  • zobrazuje sa na certifikáte

Používa premennú:

#emp_instructions#

Odporúčanie:

Text nastav čo najkonkrétnejšie (najmä pri väčších firmách).

Tento text je súčasťou všetkých e-mailov a certifikátov, preto odporúčame jeho pravidelnú kontrolu.

Odporúčané nastavenie

Odporúčame:

  • neponechávať pripomienky bez limitu po expirácii

  • pravidelne kontrolovať blokované e-maily

Zhrnutie

  • Tu nastavujete všetku automatickú komunikáciu systému.

  • Hlavný e-mail sa musí odoslať pred prvou pripomienkou.

  • Pripomienky nastavujte vyvážene.

  • Pravidelne kontrolujte blokované e-maily.