Táto časť rieši situácie, ktoré sa v praxi stávajú často, ale nie sú každodenné:

• prechod z prezenčného školenia na e-learning

• opätovné absolvovanie školenia

• návrat zamestnanca po ukončení pracovného pomeru

• úprava certifikátu

• práca s poľom Oddelenie

• červená obálka

Dátumy posledného štúdia

Zamestnanec už absolvoval školenie mimo systému

Ak klient prechádza z prezenčnej formy na e-learning a zamestnanec už školenie absolvoval, nemusí ho študovať znova.

Stačí doplniť dátum posledného absolvovania.

Túto funkciu využiješ najmä pri prechode klienta z prezenčnej formy školení na e-learning.

Ak zamestnanec už absolvoval školenie mimo systému, môžeš mu do profilu doplniť:

• dátum posledného absolvovania BOZP

• dátum posledného absolvovania OPP

• prípadne ďalších školení

Ako to funguje:

• ak dátum nevyplníš, systém bude považovať školenie za neabsolvované → zamestnanec ho musí študovať ihneď

• ak dátum vyplníš, systém začne sledovať jeho expiráciu a posielať pripomienky podľa periodicity

Ihneď opakovať školenie

V praxi sa často stáva, že:

• zamestnanec zmení pracovnú pozíciu

• potrebuje absolvovať školenie skôr

• je nutné zrušiť platnosť existujúceho certifikátu

Na tento účel slúži funkcia:

Ihneď opakovať školenie

Čo sa stane po použití:

• systém okamžite sprístupní školenie na opätovné absolvovanie

• pôvodný certifikát stratí platnosť

• zamestnanec nemôže mať dva platné certifikáty na to isté školenie

Postup:

1. Otvor detail zamestnanca

2. Prejdi do záložky Štúdium

3. Pri konkrétnom školení zaškrtni možnosť „Ihneď opakovať školenie“

4. Potvrď

Môžeš doplniť dôvod opakovania a odoslať pripomienku.

Opätovný nástup zamestnanca

Zamestnanec sa vrátil do firmy – čo teraz?

Ak má v systéme stále platný certifikát, je potrebné rozhodnúť, či ho uznáte alebo zrušíte.

Môže sa stať, že:

• zamestnanec ukončí pracovný pomer

• po čase sa vráti

• v systéme má stále platný certifikát

V takom prípade musí absolvovať školenie znova.

Postup:

1. Otvor detail zamestnanca

2. Prejdi do záložky Certifikáty alebo Štúdium

3. V certifikátoch Klikni na ikonu úpravy (šedé pero) v Štúdiu na Ihneď opakovať školenie

4. V certifikátoch Uprav expiráciu certifikátu tak, aby bol neplatný

5. Ulož

6. Odošli prihlasovacie údaje

Zamestnanec následne absolvuje školenie znova a systém vystaví nový certifikát.

Úprava certifikátu

Certifikát môžeš upraviť napríklad keď:

• bolo zle napísané meno

• potrebuješ upraviť platnosť

• treba pregenerovať dokument

Postup:

1. Vyber klienta

2. Otvor Zamestnanci

3. Vyber konkrétneho zamestnanca

4. Otvor záložku Certifikáty

5. Vyber konkrétny certifikát

Možnosti:

• šedé pero → úprava dátumu platnosti

• možnosť „Pregenerovať certifikát“ → ak sa zmenili údaje

Pregenerovanie certifikátov

Pregenerovanie slúži na vytvorenie nového PDF certifikátu bez nutnosti opätovného absolvovania školenia.

Používa sa najmä pri:

• zmene adresy klienta,

• zmene garanta alebo komisie,

• oprave údajov na certifikáte,

• administratívnej úprave údajov zamestnanca.

Na akej úrovni je možné certifikát pregenerovať

Certifikáty je možné pregenerovať:

• za konkrétneho zamestnanca.

Použitie závisí od rozsahu zmeny.

Čo pregenerovanie robí

• vytvorí nový PDF dokument certifikátu,

Pregenerovanie neznamená opakovanie školenia.

Dôležité

• Nevytvára nové štúdium.

• Nezasahuje do histórie absolvovania.

• Používaj ho iba pri administratívnych zmenách údajov.

Ak je potrebné, aby zamestnanec absolvoval školenie znova, použije sa funkcia „Ihneď opakovať školenie“, nie pregenerovanie.

Zaznamenanie termínu prezenčného školenia pre zamestnanca s prideleným online školením

V praxi sa môže stať, že je potrebné zamestnanca v ojedinelých prípadoch preškoliť prezenčne. Je možné zaznamenať prezenčné preškolenie aj pri školeniach, ktoré sú v systéme nastavené ako online.

Postup:

1. Otvoriť konkrétneho zamestnanca

2. Prepnúť sa na kartu Preškolenia / Certifikáty

3. V pravom hornom rohu zvoliť možnosť Zaznamenať preškolenie

4. V zobrazenom okne prepnúť voľbu Prezenčné školenie (mimo systém)

5. Vybrať školenie, nastaviť dátum a prípadne doplniť ďalšie údaje

6. Potvrdiť tlačidlom Zaznamenať

Po zaznamenaní školenia bude systém zasielať pripomienky až mesiac pred skončením platnosti školenia, rovnako ako pri štandardných školeniach v systéme.

Odporúčanie pre prax

Pred vykonaním hromadných operácií odporúčame:

• skontrolovať dôvod zmeny,

• overiť rozsah (klient / prevádzka / zamestnanec),

• uistiť sa, že ide o administratívnu úpravu a nie o potrebu nového štúdia.

Tieto operácie majú dopad na väčší počet certifikátov alebo zamestnancov, preto je vhodné vykonávať ich vedome a s kontrolou.

Pole Oddelenie

Pole Oddelenie slúži na lepšiu organizáciu zamestnancov.

Nemá vplyv na:

• priraďovanie školení

• oprávnenia

Slúži výhradne na:

• filtrovanie

• prehľadnosť

Pole sa nachádza:

• pri vytváraní zamestnanca

• pri úprave zamestnanca

• v importe

• v exporte

Je veľmi užitočné pri väčších klientoch.

Červená obálka

Vidíš pri zamestnancovi červenú obálku?

To znamená, že hlavný prihlasovací e-mail nebol odoslaný alebo doručený.

Riešenie:

• klikni na odoslanie prihlasovacích údajov

• skontroluj správnosť e-mailu

Deaktivácia zamestnanca

Deaktivácia zamestnanca slúži na označenie osoby, ktorá už v spoločnosti nepracuje alebo dočasne nemá vykonávať školenia.

Deaktivovaný zamestnanec:

• nemá prístup do systému,

• nedostáva pripomienky,

• neodosielajú sa mu e-maily,

• nezapočítava sa medzi aktívnych zamestnancov.

Ako deaktivovať zamestnanca

Postup:

1. Otvor Zamestnanci

2. Klikni na konkrétneho zamestnanca

3. Zmeň stav na Neaktívny (alebo deaktivuj účet)

4. Ulož zmenu

Čo sa stane po deaktivácii

Po deaktivácii:

• školenia zostanú evidované,

• certifikáty zostanú uložené,

• história štúdia sa zachová,

• expirácia školení sa ďalej počíta,

• pripomienky sa neposielajú.

Systém údaje nemaže – iba zastaví aktivitu používateľa.

Opätovná aktivácia zamestnanca

Ak sa zamestnanec vráti do pracovného pomeru:

1. Otvor jeho profil.

2. Zmeň stav na Aktívny.

3. Ulož.

Po aktivácii:

• opäť môže vstúpiť do systému,

• ak má školenia po expirácii, systém ich označí ako neplatné,

• môžu sa začať odosielať pripomienky.

Čo sa stane s expiráciou počas deaktivácie

Dôležité:

Deaktivácia nezastavuje plynutie platnosti certifikátov.

Ak počas deaktivácie dôjde k expirácii školenia:

• po opätovnej aktivácii bude školenie označené ako po expirácii,

• bude potrebné ho zopakovať.

Odporúčania pre prax

• Zamestnanca kľudne deaktivuj, ak je iba dočasne neprítomný (PN, dovolenka).

• Pri trvalom odchode zo spoločnosti odporúčame deaktiváciu.

• Nevymazávaj zamestnancov – kvôli histórii školení a auditnej stope.

Najčastejšie chyby pri práci so zamestnancami

• Nevyplnený dátum nástupu → školenia sa aktivujú okamžite

• Vyplnený E-mail 1 aj E-mail 2 → notifikácie chodia duplicitne

• Nesprávna prevádzka → zamestnanec nevidí správne školenia

• Vymazanie zamestnanca namiesto deaktivácie → strata auditnej histórie