Túto sekciu použiješ vždy, keď:

• potrebuješ pridať nového zamestnanca,

• upraviť jeho údaje,

• priradiť mu školenia,

• skontrolovať jeho stav štúdia,

• alebo odoslať prihlasovacie údaje.

V tejto časti sa naučíš:

• kde nájdeš zamestnancov,

• ako ich vytvoriť,

• ako im správne priradiť školenia,

• ako pracovať s e-mailmi a nástupom,

• ako exportovať údaje.

Kde nájdeš zamestnancov

V tejto časti vidíš kompletný zoznam zamestnancov daného klienta.
Odtiaľto môžeš:

• vytvárať nových zamestnancov,

• upravovať existujúcich,

• kontrolovať ich školenia a certifikáty,

• odosielať prihlasovacie údaje.

Postup:

1. Vyber klienta (ak máš prístup k viacerým).

2. V ľavom menu klikni na Zamestnanci.

Zobrazí sa zoznam všetkých zamestnancov daného klienta.

V zozname vidíš napríklad:

Základné údaje

• Meno a priezvisko

• Interné ID

• E-mail

Stav vzdelávania

• Počet vystavených certifikátov

• Počet chýbajúcich preškolení

Organizačné zaradenie

• Prevádzky / študijné skupiny

• Oddelenie

Vytvorenie nového zamestnanca

Nového zamestnanca môžeš vytvoriť manuálne alebo pomocou importu. Najskôr si pozri postup na manuálne pridanie nového zamestnanca.

Postup:

1. Klikni na NOVÝ. / v pravom hornom rohu

2. Vyplň povinné údaje:

   • Meno

   • Priezvisko

3. Odporúčané údaje:

   • E-mail 1

   • Interné ID (ak používaš)

4. Vyber prevádzku alebo študijnú skupinu.

5. Vytvor zamestnanca

Voliteľne môžeš zaškrtnúť možnosť:
Odoslať ihneď prihlasovacie údaje. To znamená že prihlasovacie údaje sa odošlu hneď po vytvorení zamestnanca.

Po uložení sa zamestnanec zobrazí v zozname a automaticky sa mu priradia školenia podľa zvolenej prevádzky alebo študijnej skupiny.

Import zamestnancov

Keď ide o väčší počet zamestnancov, odporúčame zoznam zamestnancov importovať zo súboru (napr. Excel). Import odporúčame použiť pri viac ako 10 zamestnancoch alebo pri hromadnej aktualizácii údajov.

Importný dokument obsahuje napríklad:

• základné údaje zamestnancov,

• informácie o prevádzkach,

• údaje o školeniach.

Exportovaný súbor má rovnakú štruktúru ako importný súbor, takže ho môžeš použiť aj na aktualizáciu údajov.

E-mail 1 vs. E-mail 2

E-mail 1 (primárny)

• musí byť unikátny,

• používa sa na obnovenie hesla,

• je primárny prihlasovací e-mail.

E-mail 2 (sekundárny)

• môže sa opakovať,

• slúži najmä na notifikácie,

• môže byť spoločný pre viacerých zamestnancov.

• Použi E-mail 2, ak chceš, aby notifikácie chodili na spoločnú adresu (napr. HR oddelenie).

Používanie e-mailových adries vo formáte „plus addressing“

Pri zadávaní e-mailových adries je možné použiť aj tzv. plus addressing.

Ide o spôsob, pri ktorom sa k existujúcej e-mailovej adrese pridá znak + a ľubovoľný text.

Napríklad pre adresu:

podpora@empiresystems.sk

je možné použiť aj:

• podpora+1@empiresystems.sk

• podpora+elearning@empiresystems.sk

• podpora+programator@empiresystems.sk

Ak e-mailová služba podporuje plus addressing, všetky e-maily odoslané na vyššie uvedené adresy budú doručené do schránky:

podpora@empiresystems.sk

Správny formát adresy

Plus znak musí byť umiestnený pred znakom @.

Príklady správne zadaných adries:

• podpora+1@empiresystems.sk

• podpora+elearning@empiresystems.sk

• podpora+programator@empiresystems.sk

Príklady nesprávne zadaných adries:

• podpora@+1empiresystems.sk

• podpora@empiresystems+1.sk

To znamená, že:

• Safetic nevie overiť, či konkrétna e-mailová schránka podporuje plus addressing

• Safetic nevie garantovať doručenie na takúto adresu

• podpora závisí od nastavenia konkrétnej e-mailovej služby

Podporu plus addressingu poskytujú napríklad:

• Gmail / Google Workspace

• Microsoft 365

• Yahoo Mail

• Fastmail

• Proton Mail

• mail.com

• iCloud Mail

Pri firemných e-mailových adresách odporúčame túto možnosť najskôr otestovať, pretože podpora môže byť administrátorom vypnutá alebo obmedzená.

Kedy sa môže plus addressing hodiť?

Zamestnanec figuruje vo viacerých firmách

V rámci jednej inštalácie systému Safetic môže ten istý zamestnanec figurovať vo viacerých klientoch.

Ak nemá k dispozícii viac e-mailových adries, je možné využiť napríklad:

Klient 1:
jannovak@example.com

Klient 2:
jannovak+1@example.com

Ak schránka podporuje plus addressing, správy z oboch klientov budú doručené do jednej schránky:

jannovak@example.com

Výhodou je, že je možné použiť hlavné pole E-mail bez potreby vytvárať ďalšie samostatné schránky.

Spoločná e-mailová adresa prevádzky

Plus addressing je možné využiť aj v prípade, že zamestnanci používajú spoločnú adresu prevádzky.

Napríklad:

• zvolen+jannovak@safetic.sk

• zvolen+adam@safetic.sk

• zvolen+zuzana@safetic.sk

Ak schránka podporuje plus addressing, všetky správy budú doručené do schránky:

zvolen@safetic.sk

Výhoda pre príjemcu

Príjemca vidí, na ktorú konkrétnu adresu bol e-mail doručený vrátane textu za znakom +.

Vďaka tomu je možné jednoducho rozlíšiť:

• pre ktorého klienta bol e-mail odoslaný

• ktorej prevádzky sa týka

• komu bol e-mail pôvodne určený

Odporúčame si túto funkcionalitu vyskúšať na vlastnej e-mailovej schránke.

Kde je možné tieto adresy používať?

Adresy vo formáte plus addressing je možné zadávať všade tam, kde systém umožňuje zadanie e-mailovej adresy, napríklad:

• e-mail zamestnanca

• E-mail 2

• nastavenia e-mailov klienta

• kontaktné e-mailové adresy

• ďalšie nastavenia pracujúce s e-mailovými adresami

Dátum posledného preškolenia je možné pridať ku všetkým školeniam

Po novom je možné zaznamenať dátum posledného preškolenia ku všetkým školeniam.

Nižšie je postup, ako môže administrátor alebo manažér tento dátum doplniť.

Postup:

1. Pridať nového zamestnanca
   Zamestnanci → NOVÝ → Pridanie nového zamestnanca

2. Zadať meno a priezvisko

3. Pridať prevádzku alebo študijnú skupinu
   (na základe toho sa zamestnancovi priradia školenia)

4. Vyplniť všetky potrebné údaje

5. Potvrdiť pridanie zamestnanca tlačidlom Vyplniť a otvoriť

Po pridaní zamestnanca sa zobrazia jeho základné údaje, kde je možné pridať dátumy posledného preškolenia k priradeným školeniam (podľa priradených prevádzok alebo študijných skupín).

Ak zamestnanec nemá priradené konkrétne školenie, v zozname sa nezobrazí ani možnosť pridať k nemu dátum.

Dátum nástupu do práce

Ak zadáš budúci dátum nástupu:

• prihlasovacie údaje sa odošlú až v deň nástupu,

• školenia sa aktivujú od tohto dátumu.

V takom prípade nezaškrtávaj možnosť „Odoslať ihneď prihlasovacie údaje“.

Túto funkciu využiješ napríklad pri:

• plánovanom nástupe nového zamestnanca,

• hromadnom prijímaní.

Odoslanie prihlasovacích údajov

V zozname zamestnancov vidíš informáciu, komu boli prihlasovacie údaje odoslané.

Možnosti:

• odoslať jednotlivcovi,

• odoslať hromadne tým, ktorým ešte neboli odoslané.

Odporúčame používať možnosť:

Odoslať zatiaľ neodoslané prihlasovacie údaje

Takto sa vyhneš duplicitnému posielaniu e-mailov.

Najčastejšie situácie v praxi

Ak ti nejde vytvoriť zamestnanca→ skontroluj unikátnosť primárneho e-mailu.
Ak zamestnanec nevidí školenia → skontroluj jeho prevádzku alebo skupinu.
Ak mu neprišli prihlasovacie údaje → skontroluj E-mail 1.