Zamestnanci – základná správa

Správne nastavenie zamestnancov je kľúčové pre fungovanie celého systému.

Túto sekciu použiješ vždy, keď:

  • potrebuješ pridať nového zamestnanca,

  • upraviť jeho údaje,

  • priradiť mu školenia,

  • skontrolovať jeho stav štúdia,

  • alebo odoslať prihlasovacie údaje.

V tejto časti sa naučíš:

  • kde nájdeš zamestnancov,

  • ako ich vytvoriť,

  • ako im správne priradiť školenia,

  • ako pracovať s e-mailmi a nástupom,

  • ako exportovať údaje.

Kde nájdeš zamestnancov

V tejto časti vidíš kompletný zoznam zamestnancov daného klienta.
Odtiaľto môžeš:

  • vytvárať nových zamestnancov,

  • upravovať existujúcich,

  • kontrolovať ich školenia a certifikáty,

  • odosielať prihlasovacie údaje.

Postup:

  1. Vyber klienta (ak máš prístup k viacerým).

  2. V ľavom menu klikni na Zamestnanci.

Zobrazí sa zoznam všetkých zamestnancov daného klienta.

V zozname vidíš napríklad:

Základné údaje

  • Meno a priezvisko

  • Interné ID

  • E-mail

Stav vzdelávania

  • Počet vystavených certifikátov

  • Počet chýbajúcich preškolení

Organizačné zaradenie

  • Prevádzky / študijné skupiny

  • Oddelenie

Vytvorenie nového zamestnanca

Nového zamestnanca môžeš vytvoriť manuálne alebo pomocou importu. Najskôr si pozri postup na manuálne pridanie nového zamestnanca.

Postup:

  1. Klikni na NOVÝ. / v pravom hornom rohu

  2. Vyplň povinné údaje:

    • Meno

    • Priezvisko

  3. Odporúčané údaje:

    • E-mail 1

    • Interné ID (ak používaš)

  4. Vyber prevádzku alebo študijnú skupinu.

  5. Vytvor zamestnanca

Voliteľne môžeš zaškrtnúť možnosť:
Odoslať ihneď prihlasovacie údaje. To znamená že prihlasovacie údaje sa odošlu hneď po vytvorení zamestnanca.

Po uložení sa zamestnanec zobrazí v zozname a automaticky sa mu priradia školenia podľa zvolenej prevádzky alebo študijnej skupiny.

Import zamestnancov

Keď ide o väčší počet zamestnancov, odporúčame zoznam zamestnancov importovať zo súboru (napr. Excel). Import odporúčame použiť pri viac ako 10 zamestnancoch alebo pri hromadnej aktualizácii údajov.

Importný dokument obsahuje napríklad:

  • základné údaje zamestnancov,

  • informácie o prevádzkach,

  • údaje o školeniach.

Exportovaný súbor má rovnakú štruktúru ako importný súbor, takže ho môžeš použiť aj na aktualizáciu údajov.

Všetky informácie o Importe nájdete tu.

E-mail 1 vs. E-mail 2

E-mail 1 (primárny)

  • musí byť unikátny,

  • používa sa na obnovenie hesla,

  • je primárny prihlasovací e-mail.

E-mail 2 (sekundárny)

  • môže sa opakovať,

  • slúži najmä na notifikácie,

  • môže byť spoločný pre viacerých zamestnancov.

  • Použi E-mail 2, ak chceš, aby notifikácie chodili na spoločnú adresu (napr. HR oddelenie).

POZOR

Neodporúča sa vyplniť E-mail 1 aj E-mail 2 súčasne, pretože notifikácie budú chodiť na obe adresy.

Dátum posledného preškolenia je možné pridať ku všetkým školeniam

Po novom je možné zaznamenať dátum posledného preškolenia ku všetkým školeniam.

Nižšie je postup, ako môže administrátor alebo manažér tento dátum doplniť.

Postup:

  1. Pridať nového zamestnanca
    Zamestnanci → NOVÝ → Pridanie nového zamestnanca

  2. Zadať meno a priezvisko

  3. Pridať prevádzku alebo študijnú skupinu
    (na základe toho sa zamestnancovi priradia školenia)

  4. Vyplniť všetky potrebné údaje

  5. Potvrdiť pridanie zamestnanca tlačidlom Vyplniť a otvoriť

Po pridaní zamestnanca sa zobrazia jeho základné údaje, kde je možné pridať dátumy posledného preškolenia k priradeným školeniam (podľa priradených prevádzok alebo študijných skupín).

Ak zamestnanec nemá priradené konkrétne školenie, v zozname sa nezobrazí ani možnosť pridať k nemu dátum.

Ak je zamestnanec už vytvorený, stačí ho otvoriť a v základnom zobrazení je možné zaznamenať dátum posledného preškolenia.

Ukážka možnosti pridať dátum posledného preškolenia k priradenému školeniu. Dátum sa dopĺňa cez tlačidlo Zaznamenať.

Systém umožní pridať len taký dátum, ktorý je ešte v intervale platnosti školenia, aby sa nestalo, že bude zadaný dátum starší než je periodicita školenia a systém pripomienok by následne nefungoval správne.

Dátum nástupu do práce

Ak zadáš budúci dátum nástupu:

  • prihlasovacie údaje sa odošlú až v deň nástupu,

  • školenia sa aktivujú od tohto dátumu.

V takom prípade nezaškrtávaj možnosť „Odoslať ihneď prihlasovacie údaje“.

Túto funkciu využiješ napríklad pri:

  • plánovanom nástupe nového zamestnanca,

  • hromadnom prijímaní.

Ak dátum nástupu nezadáš, školenia sa aktivujú okamžite po vytvorení zamestnanca a email s prihlasovacími údajmi sa odošle podľa nastavenia pripomienok.

Odoslanie prihlasovacích údajov

V zozname zamestnancov vidíš informáciu, komu boli prihlasovacie údaje odoslané.

Možnosti:

  • odoslať jednotlivcovi,

  • odoslať hromadne tým, ktorým ešte neboli odoslané.

Odporúčame používať možnosť:

Odoslať zatiaľ neodoslané prihlasovacie údaje

Takto sa vyhneš duplicitnému posielaniu e-mailov.

Neposielaj prihlasovacie údaje, ak zamestnanec ešte nemá aktívny nástup do práce alebo ak plánuješ hromadné odoslanie neskôr.

Najčastejšie situácie v praxi

Ak ti nejde vytvoriť zamestnanca→ skontroluj unikátnosť primárneho e-mailu.
Ak zamestnanec nevidí školenia → skontroluj jeho prevádzku alebo skupinu.
Ak mu neprišli prihlasovacie údaje → skontroluj E-mail 1.