Dokumenty pre zamestnancov

Systém umožňuje zamestnancom sprístupniť rôzne dokumenty (napr. smernice, formuláre, postupy).

Tieto dokumenty, ktoré sa zamestnancom zobrazujú v samostatnej sekcii.

Dokumenty slúžia napríklad na:

  • interné smernice

  • formuláre

  • pracovné postupy

  • bezpečnostné pokyny

  • dodatkové materiály

⚠️ Dokumenty však nenahrádzajú školenia – systém nevyžaduje potvrdenie prečítania a neposiela automatické upozornenia.

Ak potrebujete preukázateľné oboznámenie, použite personalizovanú kapitolu v školení.

Kde ich zamestnanec nájde

Po prihlásení sa nájde zamestnanec v hornom menu položku „Dokumenty“.

V tejto sekcii môže:

  • dokument zobraziť,

  • dokument stiahnuť.

Systém však nesleduje, či bol dokument prečítaný.

Systém však:

  • nevyžaduje potvrdenie prečítania

  • neposiela automatické upozornenie na nový dokument

Na akej úrovni môžeš dokument nahrať?

Dokumenty je možné nahrávať na viacerých úrovniach:

  • Portál → zobrazia sa všetkým klientom

  • Klient → zobrazia sa všetkým zamestnancom daného klienta

  • Prevádzka → zobrazia sa iba zamestnancom konkrétnej prevádzky

  • Zamestnanec → zobrazia sa iba konkrétnemu zamestnancovi

Zamestnanec vidí dokumenty zo všetkých úrovní, ktoré sa ho týkajú.

Poradie je dôležité najmä v prípade rovnakých názvov dokumentov – systém ich zobrazí podľa tejto hierarchie.

Dokumenty v prevádzke – školenie OPP

Ak prevádzka obsahuje školenie OPP, je potrebné doplniť povinné dokumenty (napr. evakuačný plán).

⚠️ Ak dokumenty nie sú nahrané, systém zobrazí stav „Nedostatok“.

V prípade školenia OPP je možné doplniť povinné dokumenty:

  • evakuačný plán

  • požiarnu poplachovú smernicu

  • evakuačné zhromaždisko

Tieto dokumenty:

  • sa nahrávajú vo formáte JPG

  • sú povinné, ak prevádzka obsahuje školenie OPP

DÔLEŽITÉ

Ak prevádzka obsahuje školenie OPP a dokumenty nie sú vyplnené, systém to zobrazí ako Nedostatok.

Ak prevádzka školenie OPP neobsahuje, systém dokumenty nevyžaduje.

Na čo si dať pozor

  • Systém neupozorňuje zamestnanca na nový dokument.

  • Dokumenty nenahrádzajú školenie (nie je tam test ani potvrdenie).

  • Ak potrebuješ preukázateľné oboznámenie, odporúča sa použiť personalizovanú kapitolu v školení.

Pri rozsiahlejších dokumentoch odporúčame:

  • nahrať ich ako PDF

  • prípadne pridať do školenia ako personalizovanú kapitolu

Tak sa zobrazia aj v zázname zo školenia.

Kedy použiť dokument a kedy personalizovanú kapitolu?

Použi dokument, ak:

  • chceš sprístupniť materiál na nahliadnutie,

  • nepotrebuješ test ani potvrdenie.

Použi personalizovanú kapitolu, ak:

  • potrebuješ preukázateľné oboznámenie,

  • chceš mať záznam v certifikáte,

  • vyžaduje to audit alebo kontrola.