Import použiješ vtedy, keď potrebuješ:

• vytvoriť väčší počet zamestnancov naraz,

• aktualizovať existujúcich zamestnancov,

• priradiť ich do prevádzok,

• priradiť im školenia,

• alebo zapísať dátumy absolvovania.

Import:

• nevymázava zamestnancov,

• aktualizuje existujúcich podľa e-mailu alebo interného ID.

Ako importovať zamestnancov

Postup:

1. Prejdi do sekcie Zamestnanci

2. Klikni na tlačidlo NOVÝ

3. Vyber možnosť Import zamestnancov zo súboru (Excel)

4. Nahraj súbor

5. Skontroluj prehľad zmien

6. Klikni na SPUSTIŤ IMPORT

Import prebieha v dvoch krokoch:

1️⃣ Kontrola údajov
2️⃣ Potvrdenie importu

Vzorový súbor

Odporúčame vždy použiť vzorový importný súbor.

Stiahneš ho tu:

Zamestnanci → NOVÝ → Import zamestnancov → Vzorový import (pravá strana)

Vzorový súbor obsahuje:

• správnu štruktúru stĺpcov

• všetky podporované polia

• všetky dostupné študijné skupiny (školenia)

Použitie vzorového súboru výrazne znižuje riziko chýb.

Povinné a odporúčané polia

Povinné polia:

• meno

• priezvisko

Odporúčané polia:

• interné ID

• e-mail

• číslo prevádzky

Ostatné polia sú voliteľné.

Rozdiel medzi prevádzkou a študijnou skupinou

V importe existujú dva typy priradenia školení:

Prevádzka

• organizačná jednotka

• môže obsahovať viac školení

Študijná skupina

• reprezentuje konkrétne školenie

• každé školenie má vlastný stĺpec v Exceli

Tento rozdiel je veľmi dôležitý.

Priradenie do prevádzky

Ak chceš zamestnanca priradiť do prevádzky, vyplň stĺpec:

Číslo prevádzky

Dôležité:

• prevádzka musí existovať v systéme

• pri importe sa nevytvára automaticky

• môžeš zadať viac prevádzok oddelených čiarkou (napr. 101,102)

Ak číslo prevádzky nezadáš:

• zamestnanec nebude zaradený do žiadnej prevádzky

Priradenie do študijnej skupiny

Vo vzorovom súbore má každé školenie vlastný stĺpec.

Zamestnanca môžeš priradiť dvoma spôsobmi:

Zadanie dátumu

Ak zadáš napríklad:

15.03.2024

Znamená to, že:

• zamestnanec bude priradený do skupiny

• uloží sa dátum posledného školenia

• školenie sa považuje za absolvované

Použi pri prechode z prezenčnej formy.

Zadanie hodnoty „x“

Ak zadáš:

x

Znamená to, že:

• zamestnanec bude priradený do skupiny

• školenie bude musieť absolvovať

Použi, ak má školenie ešte len absolvovať.

Kontrola pred importom

Po nahratí súboru systém zobrazí prehľad:

🟢 Zelená – zamestnanec bude vytvorený
🔵 Modrá – zamestnanec bude aktualizovaný

Pred potvrdením importu odporúčame skontrolovať údaje.

Dôležité pravidlá importu

• import nevymázava zamestnancov

• existujúci zamestnanci budú aktualizovaní

• študijné skupiny sa priradia automaticky

• prevádzky sa nevytvárajú automaticky

• číslo prevádzky musí existovať vopred

Odporúčaný bezpečný postup aktualizácie

Odporúčame:

1. Exportovať existujúcich zamestnancov

2. Upraviť údaje v Exceli

3. Importovať aktualizovaný súbor späť

Tipy pri väčšom importe

Pri importe viac ako 100 zamestnancov odporúčame rozdeliť súbor na menšie časti.

Najčastejšie chyby pri importe

• Prevádzka neexistuje → zamestnanec nebude zaradený

• Nesprávne číslo prevádzky → priradenie zlyhá

• Duplicitný e-mail → aktualizuje sa existujúci zamestnanec

• Zadaný dátum namiesto „x“ → školenie sa považuje za absolvované