Mesačná kontrola pomáha:

• predísť expiráciám certifikátov,

• odhaliť chýbajúce alebo nesprávne údaje,

• zabrániť blokovaným e-mailom,

• pripraviť sa na kontrolu zo strany inšpekcie,

• udržiavať systém prehľadný a funkčný.

Odporúčame vykonávať túto kontrolu minimálne raz mesačne.
Pri väčšom počte zamestnancov alebo vyššej fluktuácii aj častejšie.

Kontrola Nástenky – aktuálny stav vzdelávania

Nástenka je hlavný prehľadový panel systému.
Zobrazuje aktuálny stav školení a upozorňuje na rizikové situácie.

Je to prvé miesto, ktoré by si mal pri mesačnej kontrole otvoriť.

Kontrola zamestnancov – nové a odchádzajúce osoby

Mesačná kontrola by mala zahŕňať aj prácu so zamestnancami.

Novovytvorení zamestnanci

Skontroluj:

• či im bol odoslaný Hlavný e-mail.

Odchádzajúci zamestnanci

Skontroluj:

• či sú zamestnanci, ktorí odišli, deaktivovaní,

• či neostali aktívni bez dôvodu.

Nikdy nevymazávaj zamestnanca – deaktivácia zachová históriu školení.

Kontrola formálnych údajov (komisia, podpisy)

Správnosť certifikátu závisí od vyplnených údajov.

Skontroluj:

• či je komisia aktuálna,

• či sú správne priradené podpisy,

• či sa nezmenili oprávnené osoby.

Neaktuálne údaje môžu spôsobiť formálny nedostatok pri kontrole.

Odporúčaná mesačná rutina (zhrnutie)

Odporúčaný postup:

1. Otvor Nástenku.

2. Skontroluj neštudované a expirované školenia.

3. Skontroluj blokované e-maily.

4. Skontroluj nových a odchádzajúcich zamestnancov.

5. Urob export pre vlastnú evidenciu.

Celá kontrola zvyčajne trvá 10–20 minút, no výrazne znižuje riziko problémov.