Prevádzky a študijné skupiny

Prevádzky a študijné skupiny – kedy ich potrebujete?

Ak chcete správne priraďovať školenia zamestnancom, musíte najskôr nastaviť prevádzky alebo študijné skupiny.

Bez ich správneho nastavenia sa školenia nepriradia alebo sa priradia nesprávne.

Prevádzky a študijné skupiny slúžia na to, aby zamestnanci dostávali iba tie školenia, ktoré sa ich týkajú — bez potreby nastavovať každého zamestnanca individuálne.

Základné pravidlo priraďovania

Systém funguje na princípe štruktúry – školenia sa nepriraďujú jednotlivo, ale cez organizačné zaradenie.

Keď zamestnanca zaradíš do prevádzky alebo študijnej skupiny, systém mu automaticky priradí všetky školenia, ktoré sú pre danú prevádzku alebo skupinu nastavené.

Jeden zamestnanec môže byť zaradený do viacerých prevádzok alebo skupín súčasne.

Kedy vytvárať prevádzku

Prevádzka sa používa na rozdelenie klienta podľa fyzických pracovísk alebo lokalít.
Prevádzku vytváraj vtedy, ak klient:

• má viac fyzických pracovísk,

• má rôzne budovy alebo pobočky,

• potrebuje špecifické dokumenty pre konkrétnu lokalitu.

Príklad:

Sieť lekární – každá lekáreň má:

• vlastný evakuačný plán,

• vlastné zhromaždisko,

• vlastnú požiarnu poplachovú smernicu.

V takom prípade vytvoríš samostatnú prevádzku pre každú pobočku.

Prevádzka môže obsahovať viacero školení (napr. BOZP, OPP, Vodiči).

Kedy vytvárať študijné skupiny za školenia

Študijné skupiny sa používajú na flexibilné priraďovanie jednotlivých školení podľa pracovnej náplne. Študijné skupiny za školenia sú vhodné, ak:

• zamestnanci majú rozdielne pracovné povinnosti,

• školenia sa kombinujú individuálne,

• nie je potrebné členiť klienta na fyzické prevádzky.

Princíp:

Jedna študijná skupina = jedno školenie.

Ak vyberieš 5 školení, systém vytvorí 5 samostatných skupín.

Toto riešenie je vhodné napríklad v prípade, keď:

• jeden zamestnanec potrebuje školenie „Výšky“,

ostatní nie.

Porovnanie: Prevádzka vs. Študijná skupina

Predvolená prevádzka po vytvorení klienta

Po vytvorení klienta systém automaticky nastaví základnú organizačnú štruktúru.
Pri vytvorení nového klienta systém automaticky vytvorí predvolenú prevádzku:

„Centrála / Sídlo spoločnosti“

V tejto prevádzke sú štandardne nastavené základné školenia:

• BOZP

• OPP

Táto prevádzka slúži ako základ a môžeš ju upraviť alebo doplniť podľa potreby.

Kde nájdeš prevádzky

Túto sekciu navštívte, keď potrebujete spravovať existujúce prevádzky, vytvárať nové alebo kontrolovať, ktoré školenia sú im priradené. Prevádzky a skupiny spravuješ v sekcii Manažment vzdelávania.

Postup:

1. V ľavom menu vyber klienta.

2. Klikni na položku Prevádzky / študijné skupiny.

Zobrazí sa zoznam všetkých vytvorených prevádzok a skupín pre daného klienta.

Vytvorenie novej prevádzky

Novú prevádzku vytváraš vtedy, keď potrebuješ oddeliť školenia alebo dokumenty podľa lokality.

Postup:

1. Otvor sekciu Prevádzky / študijné skupiny.

2. Klikni na NOVÝ.

3. Vyplň:

   • Názov prevádzky

   • Číslo prevádzky (ak používaš číselné označenie)

   • E-mail prevádzky (voliteľné)

4. Vyber školenia.

5. Ulož.

Automatické vytváranie študijných skupín

Systém umožňuje rýchle vytvorenie študijných skupín za školenia.

Možnosti:

• vytvoriť skupiny pre konkrétne vybrané školenia,

• vytvoriť skupiny pre všetky školenia, ktoré sú v katalógu označené ako „Zobrazovať klientom“.

Úprava školení v prevádzke

Po vytvorení prevádzky môžeš jej obsah kedykoľvek upraviť.
Po otvorení detailu prevádzky môžeš:

• doplniť nové školenie,

• odobrať existujúce školenie.

Ak pridáš školenie:

• systém ho automaticky priradí všetkým zamestnancom v prevádzke.

Ak školenie odoberieš:

• odstráni sa zo zoznamu školení zamestnancov (ak ešte nebolo absolvované).

E-mail prevádzky a zasielanie certifikátov

Pri prevádzke je možné nastaviť e-mail prevádzky.

Na tento e-mail môže systém odosielať:

• certifikáty,

• záznamy o absolvovaní.

Toto riešenie je vhodné pre malé prevádzky (napr. lekáreň s 3 zamestnancami).

Pri veľkých firmách sa odporúča využívať Nástenku alebo vyhľadávanie v systéme.

Povinné dokumenty pri školení OPP

Ak prevádzka obsahuje školenie OPP, systém kontroluje, či sú doplnené povinné dokumenty:

• Evakuačný plán

• Požiarnopoplachová smernica

• Evakuačné zhromaždisko

Dokumenty sa nahrávajú vo formáte JPG.

Alternatívne je možné použiť personalizované kapitoly (PDF alebo PPT), ktoré sa zobrazia:

• počas štúdia,

• na certifikáte,

• v záznamovej knihe.

Pridanie zamestnanca do prevádzky

Zamestnanca môžeš pridať troma spôsobmi:

a) Pri vytváraní zamestnanca

Pri vytváraní nového zamestnanca vyber prevádzku.

b) Úpravou existujúceho zamestnanca

1. Otvor detail zamestnanca.

2. Vyber prevádzku alebo študijnú skupinu.

3. Ulož zmeny.

Po zaradení zamestnanca:

• systém mu automaticky priradí všetky školenia z danej prevádzky.

c) Pomocou MyID

Ak poznáš MyID zamestnanca, môžeš ho priradiť priamo cez detail prevádzky.

Po priradení:

• systém automaticky aktivuje všetky školenia danej prevádzky.

Praktický príklad kombinovania

Správne kombinovanie prevádzok a skupín zabezpečí, že školenia dostanú len tí, ktorí ich potrebujú.
Príklad:

Prevádzka „Stred“ obsahuje:

• BOZP

• OPP

Zamestnanec Tomáš Baláž má navyše absolvovať školenie „Práca vo výškach“.

Správne riešenie:

• necháš ho v prevádzke „Stred“,

• vytvoríš samostatnú študijnú skupinu „Výšky“,

• zaradíš do nej iba Tomáša.

Ak by si školenie „Výšky“ pridal do prevádzky „Stred“, systém by ho priradil všetkým zamestnancom tejto prevádzky.

Vymazanie prevádzky

Prevádzku je možné odstrániť iba vtedy, ak je organizačne „prázdna''.

Ako prevádzku alebo študijnú skupinu používať v praxi

Prevádzku alebo študijnú skupinu vytvárate vždy vtedy, keď potrebujete:

• priradiť rovnaké školenia viacerým zamestnancom naraz,

• oddeliť zamestnancov podľa pracovnej pozície alebo pracoviska,

• zabezpečiť, aby mali rôzne skupiny zamestnancov rozdielne školenia.

Príklad z praxe

Ak má klient výrobu a administratívu, odporúča sa vytvoriť:

• prevádzku „Výroba“

• prevádzku „Administratíva“

Každá skupina môže mať priradené iné školenia.

Prečo sa školenia nepriraďujú priamo zamestnancovi?

Tento princíp zabezpečuje:

• prehľadnosť systému,

• jednoduchú správu väčšieho počtu zamestnancov,

• možnosť hromadnej zmeny školení bez nutnosti upravovať každého zamestnanca samostatne.