Ako fungujú školenia a expirácie a pripomienky

Každé školenie v systéme má svoj životný cyklus.

Školenie sa môže nachádzať v jednom z týchto stavov:
Neštudované
Pred expiráciou
Po expirácii
Hlavný e-mail
Neodosielané pripomienky
Reštart Školenia
Chybné e-mailové adresy

Tieto stavy sú automaticky riadené systémom podľa dátumu absolvovania a nastavenej periodicity školenia.

Neštudované školenia

Tento stav znamená, že zamestnanec má školenie pridelené, ale ešte ho neabsolvoval.
Neštudované školenie znamená, že:

• bolo zamestnancovi priradené,

• ešte ho nezačal študovať,

• alebo mu bolo sprístupnené po reštarte.

Zamestnanec je povinný školenie absolvovať.

Ak sú zapnuté pripomienky, systém mu bude odosielať notifikácie.

Školenia pred expiráciou

Tento stav upozorňuje, že platnosť certifikátu sa blíži ku koncu a je potrebné upovedomiť zamestanca o tom.

Školenie pred expiráciou znamená, že:

• zamestnanec školenie už absolvoval,

• má vystavený certifikát,

• blíži sa koniec jeho platnosti.

Systém začne posielať pripomienky podľa nastavených intervalov (napr. 30 dní pred expiráciou).

Školenia po expirácii

Tento stav znamená, že certifikát/ záznamova kniha zo školenia už nie je platná a vzniká riziko z pohľadu kontroly alebo legislatívy.

Školenie po expirácii znamená, že:

• certifikát už nie je platný,

• zamestnanec nesplnil povinnosť včas.

Tento stav je rizikový, pretože:

• pri kontrole môže vzniknúť pokuta,

• zamestnanec nemá platné oboznámenie.

Systém môže odosielať pripomienky ešte určitý počet dní po expirácii (predvolene 60 dní).

Hlavný e-mail – čo je a kedy sa odosiela

Hlavný e-mail je prvý kontakt systému so zamestnancom v súvislosti s konkrétnym školením.
Hlavný e-mail je prvý informačný e-mail, ktorý zamestnanec dostane po priradení školenia.

Obsahuje:

• prihlasovacie údaje

• základné pokyny k štúdiu

• informácie o povinnosti absolvovať školenie

Hlavný e-mail sa odosiela:

• manuálne (manažérom alebo administrátorom),

• alebo automaticky (ak systém zistí, že ešte nebol odoslaný a nastal čas prvej pripomienky).

Neodosielané pripomienky

Ak zamestnanec dlhodobo nereaguje na upozornenia, systém z dôvodu ochrany pred spamovaním pripomienky zastaví.

Tento stav sa nazýva Neodosielané pripomienky.

To znamená:

• systém už neposiela ďalšie upozornenia,

• situáciu je potrebné riešiť interne (HR, nadriadený).

Pripomienky sú automatické e-maily, ktoré systém odosiela zamestnancom.

Existujú tri typy pripomienok:

• Neštudované školenie

• Pred expiráciou

• Po expirácii

Intervaly a pravidlá sa nastavujú:

• globálne na úrovni portálu,

• alebo individuálne v Nastavení klienta.

V jeden deň sa zamestnancovi odošle iba jeden e-mail, aj keď má viac školení.

Reštart štúdia – čo to znamená

Niektoré školenia sa musia pravidelne opakovať a systém vie tento proces riadiť automaticky alebo manuálne.

Po absolvovaní školenia:

• zamestnanec má certifikát platný určitý čas,

• po uplynutí tejto doby musí školenie absolvovať znova.

Reštart môže byť:

• automatický (systém sprístupní nové štúdium sám),

• alebo manuálny (zamestnanec požiada a manažér schváli).

Podrobné nastavenie reštartu je popísané v časti pre administrátora.

Chybné e-mailové adresy (základná informácia)

Ak sa e-maily opakovane nedoručujú, systém adresu dočasne zablokuje, aby predišiel technickým problémom alebo označeniu za spam.

To znamená:

• zamestnanec nebude dostávať pripomienky,

• nebude dostávať notifikácie,

• môže o školení nevedieť.

Preto je dôležité pravidelne kontrolovať sekciu Chybné e-mailové adresy.

Podrobné riešenie je popísané v časti pre manažéra a administrátora.

Prečo je dôležité sledovať Nástenku

Nástenka poskytuje rýchly prehľad o tom, kde môžu vznikať riziká alebo oneskorenia vo vzdelávaní.

Manažér alebo administrátor by mal pravidelne kontrolovať:

• Neštudované školenia

• Školenia po expirácii

• Chybné e-mailové adresy

• Reštart štúdia na schválenie

Logika prechodu stavov

Školenie sa počas svojho životného cyklu automaticky presúva medzi jednotlivými stavmi.

Neštudované
→ Pred expiráciou
→ Po expirácii
→ Neodosielané pripomienky

Pravidelnou kontrolou prvých dvoch stavov predídeš tomu, aby zamestnanci zostali bez platného certifikátu.