Manažér tu vidí:

• aktuálne riziká,

• neabsolvované školenia,

• blížiace sa expirácie,

• problémy s e-mailami,

• nedostatky v nastaveniach.

Na čo slúži Nástenka

Nástenka slúži ako rýchla kontrola toho, či majú zamestnanci platné školenia a či systém funguje správne.

Odporúčaný postup po prihlásení:

1. Skontroluj chybné e-mailové adresy.

2. Skontroluj školenia po expirácii.

3. Skontroluj neštudované školenia.

4. Skontroluj reštart štúdia (ak je zapnutý manuálny režim).

Pravidelnou kontrolou Nástenky predídeš situáciám, kedy zamestnanci nemajú platné certifikáty.

Prehľad boxov

Každý box na Nástenke reprezentuje konkrétny stav alebo rizikovú oblasť, ktorú je potrebné sledovať.

Neštudované školenia

Tento box upozorňuje na školenia, ktoré zamestnanci ešte nezačali.

Zobrazuje školenia, ktoré:

• boli zamestnancom priradené,

• ešte ich nezačali študovať.

V tabuľke vidíš:

• názov školenia,

• meno zamestnanca,

• klienta,

• dátum priradenia,

• stav pripomienok.

Manažér môže priamo z tohto boxu:

• odoslať hlavný e-mail,

• odoslať pripomienku,

• deaktivovať zamestnanca.

Školenia pred expiráciou

Tento box pomáha predchádzať riziku tým, že upozorňuje na blížiacu sa neplatnosť certifikátu. Zobrazuje školenia, ktorým sa blíži koniec platnosti.

To znamená, že:

• zamestnanec školenie už absolvoval,

• blíži sa čas jeho opakovania.

V tabuľke vidíš:

• počet dní do expirácie,

• stav odosielania pripomienok.

Školenia po expirácii

Tento box predstavuje aktuálne riziko, ktoré je potrebné riešiť prioritne. Zobrazuje školenia, ktorým už skončila platnosť.

Tento stav je rizikový, pretože:

• zamestnanec nemá platný certifikát,

• môže hroziť pokuta pri kontrole.

Predvolené nastavenie je posielať pripomienky ešte 60 dní po expirácii.

Neodosielané pripomienky

Tento box upozorňuje na prípady, kde systém už prestal posielať upozornenia.

To znamená, že:

• uplynul nastavený čas po expirácii,

• systém už neposiela ďalšie upozornenia.

Situáciu je potrebné riešiť interne.

Chybné e-mailové adresy

Tento box signalizuje technický problém, ktorý môže spôsobiť, že zamestnanec o školení vôbec nevie. Zobrazuje e-mailové adresy, na ktoré systém nemôže doručovať správy.

Dôvody môžu byť:

• neexistujúca e-mailová adresa,

• plná schránka,

• firewall klienta.

Ak je e-mail blokovaný:

• zamestnanec nedostáva pripomienky,

• systém na túto adresu neposiela ďalšie správy.

Manažér môže e-mail:

• skontrolovať,

• následne manuálne odblokovať.

Reštart štúdia na schválenie

Tento box sa zobrazí iba v prípade, že klient má nastavené manuálne schvaľovanie opakovania školenia.

Manažér tu vidí:

• žiadosti o opakovanie,

• stav žiadosti (nevybavené, schválené, zamietnuté).

Po schválení sa zamestnancovi sprístupní nové štúdium.

Vystavené certifikáty

Tento box slúži na kontrolu a archiváciu už absolvovaných školení.

Manažér môže:

• filtrovať podľa obdobia,

• filtrovať podľa školenia,

• exportovať zoznam,

• stiahnuť konkrétny certifikát.

Odoslané e-maily

Zobrazuje históriu odoslaných e-mailov. Tento box poskytuje prehľad komunikácie medzi systémom a zamestnancami.

Manažér tu môže:

• skontrolovať, či bol e-mail doručený,

• zobraziť predmet správy,

• exportovať históriu za posledných 6 mesiacov.

Stav e-mailu môže byť:

• Doručený

• Odoslaný

• Nedoručený

Nedostatky

Zobrazuje chýbajúce alebo nevyplnené údaje v systéme.

Môže ísť napríklad o:

• nevyplnenú komisiu,

• chýbajúci evakuačný plán,

• chýbajúce školenia,

• chýbajúcich zamestnancov.

Kliknutím na nedostatok sa otvorí konkrétna stránka, kde je možné ho doplniť.

Filtre a export

Každý box umožňuje pracovať s údajmi podľa potreby manažéra.
V každom boxe je možné:

• použiť filtre (školenie, stav, oddelenie),

• zoradiť údaje,

• exportovať do formátu:

  • .xlsx

  • .csv

Export umožňuje ďalšiu prácu s údajmi mimo systému.

Aktualizácia údajov na Nástenke

Nástenka nemusí vždy zobrazovať údaje v reálnom čase.

V hornej časti stránky sa zobrazuje informácia napríklad:

„Chýbajúce preškolenia boli aktualizované pred 13 hodinami a 23 minútami.“

To znamená, že údaje boli naposledy prepočítané v uvedenom čase.

Kedy je potrebné stránku obnoviť

Ak si vykonal zmeny a očakávaš okamžitú aktualizáciu údajov, je potrebné stránku obnoviť.

Ak:

• si práve vykonal zmeny (napr. priradil školenie),

• schválil reštart,

• upravil zamestnanca,

• alebo očakávaš aktualizované čísla,

odporúčame stránku obnoviť (refresh).

Obnovením stránky sa:

• aktualizujú počty v jednotlivých boxoch,

• zobrazia aktuálne údaje.

Denný 2-minútový checklist pre manažéra

Ak chceš mať vzdelávanie pod kontrolou, stačí ti každý pracovný deň 2–3 minúty.

Odporúčaný rýchly postup:

Chybné e-mailové adresy
→ Skontroluj, či systém dokáže zamestnancom doručovať notifikácie.
(Bez doručeného e-mailu zamestnanec často ani nevie, že má školenie.)

Školenia po expirácii
→ Toto je priorita.
Zamestnanec bez platného certifikátu predstavuje riziko pri kontrole. Kontaktuj zamestnanca, aby si splnil povinnosť.

Školenia pred expiráciou
→ Sleduj, či sa situácia rieši včas a nevznikne problém o pár dní. Kontaktuj zamestnanca, aby si splnil povinnosť.

Neštudované školenia
→ Skontroluj, či sa hlavné e-maily a pripomienky odosielajú správne. Kontaktuj zamestnanca, aby si splnil povinnosť.

Reštart štúdia na schválenie (ak je zapnutý manuálny režim)
→ Nenechávaj žiadosti čakať – zamestnanec bez schválenia nemôže pokračovať.