Nastavenie portálu – globálne e-maily a pripomienky

Táto sekcia slúži na nastavenie globálnych e-mailov a pripomienok pre celý portál.

Globálne nastavenia fungujú ako predvolená šablóna, ktorá sa použije pri vytvorení nového klienta alebo v prípade, že klient nemá vlastné individuálne nastavenie.

Tieto nastavenia môže meniť iba administrátor.

DÔLEŽITÉ

Globálne nastavenia:

  • slúžia ako šablóna pre nových klientov,

  • neprepíšu automaticky už existujúce klientské nastavenia,

  • ovplyvňujú celý portál iba v prípade, že klient nemá vlastnú úpravu.

Tieto nastavenia môže meniť iba administrátor.

Hlavný e-mail (globálny)

Globálny hlavný e-mail je šablóna správy, ktorá sa odosiela zamestnancovi:

  • po vytvorení účtu

  • pri prvom priradení školenia

Obsahuje:

  • prihlasovacie údaje

  • základné pokyny

  • inštrukcie pre zamestnanca

Používajú sa systémové premenné (napr. #emp_instructions#).

ODPORÚČANIE

Neupravuj systémové premenné, pokiaľ presne nevieš ich význam.
Odstránenie alebo úprava premenných môže spôsobiť nefunkčnosť e-mailu.

Certifikátový e-mail (globálny)

Certifikátový e-mail sa odosiela:

  • po úspešnom absolvovaní školenia,

  • po vystavení certifikátu.

Obsahuje:

  • informáciu o absolvovaní,

  • prípadné ďalšie pokyny,

  • prílohu certifikátu (ak je nastavená).

Aj tu platí:

Klient môže mať vlastnú upravenú verziu tohto e-mailu.

Globálne nastavenie sa použije iba vtedy, ak klient nemá individuálnu úpravu.

Globálne nastavenie pripomienok

V tejto časti nastavuješ základnú logiku pripomienok pre celý portál.

Definuješ tu:

  • intervaly odosielania,

  • dni v týždni,

  • počet dní pred expiráciou,

  • počet dní po expirácii.

Pripomienky sú rozdelené do troch skupín:

  • Neštudované školenia

  • Pred expiráciou

  • Po expirácii

DÔLEŽITÉ

Globálne nastavenie sa použije:

  • pri vytvorení nového klienta

  • ak klient nemá vlastnú úpravu

Skupiny pripomienok

Systém pracuje s tromi základnými skupinami:

1. Neštudované

Prvé pridelené školenie, ktoré ešte nebolo absolvované.

2. Pred expiráciou

Blíži sa koniec platnosti certifikátu.

3. Po expirácii

Certifikát už nie je platný.

Odporúčané pravidlo:

Neodosielať pripomienky neobmedzene.
Štandardne sa používá limit (napr. 60 dní po expirácii).

Kedy sa použije globálne nastavenie

Globálne nastavenie sa použije:

  • pri vytvorení nového klienta,

  • ak klient nemá vlastnú úpravu e-mailov alebo pripomienok.

Ak si klient upraví svoje nastavenie, použije sa jeho verzia.

Vzťah ku klientskému nastaveniu

Toto je kľúčová časť.

Systém funguje na princípe kaskády:

Portál → Klient → Prevádzka → Zamestnanec

To znamená:

  • Ak klient upraví svoje e-maily, použije sa klientské nastavenie.

  • Globálne nastavenie je iba predvolená šablóna.

🟨 PRÍKLAD

Administrátor nastaví globálnu verziu 2024.
Klient si však upraví intervaly pripomienok.
V takom prípade sa použije klientská verzia.

Odporúčanie pre prax

Odporúčame:

  • používať jednotnú verziu pripomienok (napr. verzia 2024),

  • nepridávať zbytočne nové varianty bez jasného dôvodu,

  • pravidelne kontrolovať blokované e-maily na úrovni portálu,

  • pri zmene globálnej logiky skontrolovať, ktorí klienti používajú vlastnú verziu.

Zhrnutie

Globálne e-maily a pripomienky nastavujú základnú komunikačnú logiku systému.

Fungujú ako šablóna pre klientov, ale klient môže mať vlastné individuálne nastavenie.

Pred každou zmenou si over, či ide o globálnu úpravu alebo či sa má riešiť iba konkrétny klient.