Stručné návody a zoznam najčastejčích chýb

Ak nastavuješ nového klienta po prvýkrát, správne poradie krokov je kľúčové.
Dodržaním tohto postupu predídeš duplicitám, chybám v priraďovaní školení a problémom s notifikáciami.

Ako začať s novým klientom -5min návod

Tento článok odporúčame prečítať najmä novým manažérom alebo pri nastavovaní nového klienta.

Najčastejšie chyby pri nastavovaní systému Safetic LMS

Vyhľadajte si užitočné články od nášho tímu, kde nájdete odpoveď na svoju otázku.

Tento článok vám vysvetlí pre koho je systém určený, ako sa prvýkrát prihlásiť a aké sú jeho hlavné časti.

Základy systému Safetic LMS

Safetic LMS je online vzdelávací systém určený na riadenie povinných školení zamestnancov (napr. BOZP, OPP a ďalšie odborné školenia).

Úvod do systému Safetic LMS

Systém Safetic funguje na princípe hierarchie úrovní. Aby si vedel, prečo sa niektoré nastavenia správajú inak, než očakávaš, najprv si vysvetlíme, ktorá úroveň má v systéme prednosť.

Ako systém rozhoduje (Hierarchia a logika)

Aby si vedel správne vyhodnotiť stav vzdelávania zamestnancov, je dôležité rozumieť tomu, v akom stave sa školenie práve nachádza.

Ako fungujú školenia a expirácie a pripomienky

Prihlásenie

Aby si vedel, ako sa používatelia dostávajú do systému a čo ovplyvňuje spôsob prihlásenia, pozrime sa na jednotlivé možnosti vstupu.

Spôsoby vstupu do školenia

Aby si vedel používateľom správne poradiť, je dôležité rozumieť, akými spôsobmi sa môžu do systému dostať a čo ich pri vstupe čaká.

Prihlásenie do systému

Používanie Safetic na mobile

Administrátor

Tieto roly majú rozdielny rozsah oprávnení a pracujú na odlišnej úrovni systému.

Roly v systéme – Administrátor portálu a Manažér klienta

Administrátor môže pracovať nielen za jednotlivých klientov, ale aj na úrovni celého portálu.

Táto úroveň predstavuje globálny dohľad nad všetkými klientmi a umožňuje centralizovanú kontrolu systému.

Manažér túto úroveň nemá k dispozícii.

Manažment vzdelávania za celý portál

Nastavenie portálu

Nastavenie portálu predstavuje najvyššiu úroveň konfigurácie systému Safetic.
Tu nastavuješ globálne údaje, ktoré ovplyvňujú fungovanie celého portálu a všetkých klientov v ňom.

Nastavenie portálu – základ

Katalóg školení je centrálne miesto, kde ako administrátor riadiš dostupnosť školení pre celý portál.
Tu rozhoduješ, ktoré školenia budú klientom viditeľné a ktoré sa budú dať priraďovať do prevádzok a študijných skupín.

Katalóg školení – správa dostupnosti

Táto sekcia vysvetľuje, ako funguje generovanie certifikátu a ako sa doň dopĺňajú podpisy a systémové údaje.

Certifikát v systéme Safetic LMS sa generuje automaticky po úspešnom absolvovaní školenia.

Podpisy a premenné na certifikátoch

Táto sekcia slúži na nastavenie globálnych e-mailov a pripomienok pre celý portál.

Nastavenie portálu – globálne e-maily a pripomienky

Detailné nastavenia klienta

Po vytvorení klienta je potrebné skontrolovať a doplniť jeho základné nastavenia.
Tieto údaje tvoria administratívny základ spolupráce a ovplyvňujú správnosť certifikátov aj zmluvnej dokumentácie.

Klient – základné nastavenia

Administrátor vytvára a spravuje klientov (firmy), ktoré budú v systéme školené.

Klient predstavuje samostatnú jednotku v systéme – má vlastnú štruktúru, vlastné nastavenia a vlastnú zodpovednosť za školenia.

Klient – vytvorenie a správa

Sekcia Štúdium určuje, ako bude pre konkrétneho klienta fungovať proces vzdelávania.

Nastavenie klienta – štúdium

Personalizácia umožňuje upraviť obsah a parametre školení bez zásahu do samotného katalógu.

Nastavenie klienta – personalizácia 

Manažér je používateľ, ktorý má oprávnenie spravovať vzdelávanie konkrétneho klienta.

Nastavenie klienta- manažér

Tento článok je určený pre IT oddelenie alebo dodávateľa systému.

Nastavenie klienta- prepojenie API

Pri ukončení spolupráce s klientom existujú dve možnosti:

Ukončenie spolupráce s klientom

Manažér (+ administátor)

Táto príručka poskytuje prehľad funkcií a zodpovedností manažéra v rámci vzdelávacieho systému Safetic LMS. Je spracovaná na základe oficiálnej dokumentácie a slúži na efektívnu orientáciu v nástrojoch určených na správu vzdelávania zamestnancov.

Manažérska príručka pre systém Safetic LMS v skratke

Po prihlásení do systému sa manažérovi zobrazí rozhranie prispôsobené jeho role a oprávneniam.

Rozhranie manažéra po prihlásení

Nástenka je miesto, kde manažér každý deň vidí, či je vzdelávanie pod kontrolou alebo vzniká riziko.

Nástenka je hlavné pracovné centrum manažéra.

Po prihlásení poskytuje rýchly prehľad o stave vzdelávania zamestnancov klienta.

Nástenka – denná kontrola vzdelávania

Detailné nastavenia zamestnancov

Správne nastavenie zamestnancov je kľúčové pre fungovanie celého systému.

Zamestnanci – základná správa

V tejto sekcii nastavujete všetku automatickú komunikáciu systému so zamestnancami.

E-maily a pripomienky klienta

Systém umožňuje zamestnancom sprístupniť rôzne dokumenty (napr. smernice, formuláre, postupy).

Dokumenty pre zamestnancov

Reštart štúdia slúži na opakovanie školení s periodicitou (napr. každé 2 roky).

Automatický reštart štúdia vs Manuálne schvaľovanie štúdia

Nižšie nájdete riešenia najčastejších situácií z praxe.

Riešenie neštandardných stavov u zamestnancov

Ak e-maily nefungujú správne, zamestnanci nemusia vedieť o svojich školeniach. Preto je táto sekcia dôležitá pre každodennú kontrolu.

Čo robiť, ak zamestnancovi neprišiel e-mail (Chybné emailové adresy)

Školenia a prevádzky

Katalóg školení slúži manažérovi ako prehľad dostupných vzdelávacích školení, ktoré môže používať pri práci so zamestnancami.

Katalóg školení – pohľad manažéra

Prevádzky a študijné skupiny tvoria základ logiky priraďovania školení v systéme.

Bez ich správneho nastavenia nebude systém fungovať správne. Prevádzky a študijné skupiny slúžia na priraďovanie školení zamestnancom.

Prevádzky a študijné skupiny

Importy a exporty dát zamestnancov

Export umožňuje preniesť údaje zo systému do externého súboru a ďalej s nimi pracovať.

Ako stiahnuť reporty a dáta (Export)

Import je najvhodnejší pri väčšom počte zamestnancov alebo pri pravidelnej synchronizácii s HR systémom.

Import zamestnancov zo súboru (Excel)

Stručné návody 

Správne nastavený systém nestačí – je potrebné ho aj pravidelne kontrolovať.

Safetic LMS automatizuje veľkú časť procesov (pripomienky, expirácie, reštarty), no zodpovednosť za dohľad nad vzdelávaním ostáva na manažérovi.

Mesačný kontrolný checklist pre manažéra

Zamestnanec

Najčastejšie problémy

Manuál pre zamestnanca v systéme Safetic, ktorý slúži na online absolvovanie povinných školení.

Detailná dokumentácia

Nahrávky z našich online školení funkcionalit systému Safetic

Online školenia Safetic - video

Toto školenie vysvetľuje, ako pracovať so školeniami zamestnancov v systéme Safetic a ako riešiť najčastejšie situácie evidencie školení z praxe.