Najčastejšie chyby pri nastavovaní systému Safetic LMS

Tento článok odporúčame prečítať najmä novým manažérom alebo pri nastavovaní nového klienta.

Pri práci so systémom Safetic sa najčastejšie problémy nevyskytujú kvôli technickej chybe systému, ale kvôli nesprávnemu pochopeniu jeho logiky.

Nižšie nájdeš najčastejšie chyby a odporúčania, ako sa im vyhnúť.

Priraďovanie školení bez logiky prevádzok
Chyba:

Manažér vytvára prevádzky bez jasnej štruktúry alebo pridáva školenia náhodne do rôznych skupín.

Dôsledok:

  • Zamestnanci majú zbytočne veľa školení.

  • Vznikajú duplicity.

  • Expirácie sa správajú nečakane.

  • Systém je neprehľadný.

Správny postup:

  • Najprv si premysli štruktúru prevádzok.

  • Prevádzka = fyzická pobočka alebo logická skupina.

  • Študijná skupina = konkrétne školenie pre špecifickú skupinu zamestnancov.

  • Nikdy nepriraďuj školenie bez jasného dôvodu.

Príklad z praxe:
Ak vytvoríš 5 prevádzok pre jednu malú firmu s rovnakými zamestnancami, systém sa stane neprehľadným a školenia sa budú opakovať v rôznych kombináciách.

Nepochopenie hierarchie nastavení

Chyba:

Manažér zmení periodicitu na úrovni klienta, ale nevie, že na úrovni prevádzky je iná hodnota.

Dôsledok:

  • Expirácie nefungujú podľa očakávania.

  • Vznikajú otázky „prečo to je inak“.

⚠️ Ak sa niečo správa „inak“, vždy skontroluj, či nie je nastavenie prepísané na nižšej úrovni.

Správny postup:

Pamätaj na hierarchiu:

Portál → Klient → Prevádzka → Zamestnanec

Najnižšia úroveň má vždy prioritu.

Odporúčame prečítať článok „Ako systém rozhoduje – hierarchia a logika“.

Ignorovanie blokovaných e-mailov

Blokovaný e-mail znamená, že server príjemcu odmietol doručenie (napr. neexistujúca adresa alebo plná schránka).

Chyba:

Manažér si nevšimne blokované e-maily na Nástenke.

Dôsledok:

  • Zamestnanec nedostáva pripomienky.

  • Certifikáty sa neposielajú.

  • Školenia ostanú po expirácii.

Správny postup:

Pravidelne kontroluj sekciu:
Nástenka → Blokované e-maily

Oprav nesprávnu e-mailovú adresu a ulož zmenu.

Vymazanie zamestnanca namiesto deaktivácie

Vymazanie používaj iba vo výnimočných prípadoch (napr. duplicitne vytvorený účet bez histórie).

Chyba:

Pri odchode zamestnanca je používateľ vymazaný zo systému.

Dôsledok:

  • Strata histórie školení.

  • Strata auditnej stopy.

  • Nemožnosť preukázať absolvovanie.

Správny postup:

Používaj deaktiváciu, nie vymazanie.
Deaktivovaný zamestnanec:

  • nemá prístup,

  • história ostáva zachovaná.

Príliš komplikovaná štruktúra prevádzok

Ak má firma 20 zamestnancov, nepotrebuje 10 prevádzok.
Jednoduchá štruktúra = menej chýb v budúcnosti.

Chyba:

Vytváranie veľkého počtu prevádzok bez jasnej logiky.

Dôsledok:

  • Neprehľadnosť.

  • Zložité filtrovanie.

  • Zbytočné kombinácie školení.

Správny postup:

Menej je viac.
Používaj prevádzky iba tam, kde dávajú zmysel.

Neaktualizovaná komisia

Komisia je povinná náležitosť certifikátu podľa legislatívy. Ak nie je vyplnená, certifikát nemusí byť formálne v poriadku pri kontrole.

Chyba:

Komisia nie je doplnená alebo nie je aktualizovaná.

Dôsledok:

  • Systém hlási nedostatok.

  • Certifikát nemusí byť formálne správny.

Správny postup:

Po vytvorení klienta vždy skontroluj:
Klient → Základné údaje → Komisia

Duplicitné e-maily

Chyba:
Viacerí zamestnanci majú rovnaký primárny e-mail (E-mail 2).

Dôsledok:

  • problémy s prihlasovaním,

  • zámennosť účtov,

  • blokované notifikácie.