Nastavenie portálu – základ

Tieto nastavenia:

• sa týkajú všetkých klientov,

• ovplyvňujú fungovanie celého portálu,

• môže upravovať iba administrátor.

Do sekcie sa dostaneš cez horné menu:
Nastavenie portálu

Základné údaje

V tejto časti nastavuješ identifikačné a oficiálne údaje portálu.
Nastavuješ tu:

• názov portálu

• fakturačné údaje

• IČO (s možnosťou načítania údajov z OR SR)

• adresu sídla

• kontaktné údaje

Tieto údaje sa používajú napríklad:

• na certifikátoch,

• v e-mailovej komunikácii,

• vo fakturačných podkladoch.

Pred úpravou odporúčame skontrolovať, či sa zmena týka celého portálu a nie iba konkrétneho klienta.

Informácie a kontakty

Kontaktné informácie ktoré vidíte ešte pred prihlásením sa do systému, kde sú základne informácie o vašej firme, adresa, email a prípadne telefonický kontakt. Tiež tu vypĺňame zoznam školení ktoré ponúkate prostredníctvom Safetic.

Všetky tieto informácie viete upraviť práve v tomto nastavení portálu.

Štúdium

Automatické vytváranie prevádzok a študijných skupín pri novom klientovi

Táto funkcionalita vám umožňuje nastaviť si dopredu, ako má vyzerať základná štruktúra nového klienta – bez potreby manuálneho nastavovania pri každom vytvorení.

Na čo slúži táto funkcionalita

Pri zakladaní nového klienta sa často opakujú rovnaké kroky:

• vytvorenie prevádzok alebo študijných skupín

• priradenie školení

• nastavenie základnej štruktúry

Pomocou tohto nastavenia si tieto kroky viete pripraviť vopred.

Pri vytvorení nového klienta potom systém automaticky:

• vytvorí prevádzky alebo študijné skupiny

• priradí k nim školenia

• nastaví základnú štruktúru podľa vašich preferencií

Výsledkom je rýchlejšie zakladanie klientov a menej chýb v nastavení.

Ako funguje priraďovanie školení v Safeticu

V systéme Safetic sa školenia nepriraďujú priamo zamestnancom.

Školenia sa vždy priraďujú cez:

• prevádzky
  alebo

• študijné skupiny

To znamená, že:

• zamestnanec dostane školenia podľa toho, do akej prevádzky alebo skupiny je zaradený

• ak štruktúra nie je nastavená správne, školenia sa nepriradia alebo sa priradia nesprávne

Preto je správne nastavenie už pri vytvorení klienta kľúčové.

Čo si viete nastaviť

Na úrovni portálu si viete definovať:

• či chcete používať:

  • prevádzky

  • alebo študijné skupiny

• či sa má automaticky vytvoriť:

  • centrálna prevádzka

• ktoré školenia sa majú:

  • priradiť k prevádzke

  • alebo vytvoriť ako samostatné študijné skupiny

Kde nastavenie nájdete

Nastavenia portálu → Štúdium → Nastavenie prevádzok a študijných skupín

Toto nastavenie platí pre všetkých nových klientov, ktorých vytvoríte. Obyčajne sa nastaví raz a netreba nič potom meniť lebo každého klienta viete personalizovať.

Kedy sa nastavenie použije

Nastavenie sa použije:

• automaticky pri vytvorení nového klienta

Nastavenie sa nepoužije:

• na existujúcich klientov (tých nijako neovplyvní)

Úprava na úrovni klienta

Každého klienta si viete následne upraviť individuálne podľa potreby.

Nastavenie nájdete:

Nastavenia klienta → Štúdium → Nastavenie prevádzok a študijných skupín

Môžete:

• pridať alebo odobrať prevádzky

• upraviť školenia

• zmeniť štruktúru podľa konkrétneho klienta

Kedy túto funkcionalitu využiť

Táto funkcionalita je vhodná najmä vtedy, keď:

• zakladáte viac klientov s podobným nastavením

• chcete mať jednotnú štruktúru naprieč klientmi

• chcete minimalizovať manuálne nastavovanie

• pracujete s klientmi, ktorí majú vlastný prístup do systému

Čím lepšie je nastavenie pripravené na začiatku, tým jednoduchšia je ďalšia práca so systémom.

Praktický prínos

Používaním tejto funkcionality:

• skrátite čas pri zakladaní klientov

• znížite chybovosť pri nastavovaní

• zabezpečíte správne priraďovanie školení od začiatku

• zjednodušíte onboarding nových používateľov

Zhrnutie

Táto funkcionalita vám umožňuje:

👉 nastaviť si dopredu, ako má vyzerať nový klient
👉 automatizovať opakujúce sa kroky
👉 mať systém pripravený správne už od prvého momentu

Pregenerovanie certifikátov

Pregenerovanie certifikátov slúži na vytvorenie nového PDF dokumentu certifikátu bez nutnosti opätovného absolvovania školenia. Používa sa najmä pri administratívnych zmenách, ako sú napríklad:

• zmena adresy klienta,

• zmena garanta alebo komisie,

• oprava údajov na certifikáte,

• iné administratívne úpravy údajov zamestnanca.

Tento proces nevytvára nové štúdium ani nezasahuje do histórie absolvovania školení. Certifikát sa pregeneruje za konkrétneho zamestnanca a slúži len na aktualizáciu dokumentu. Ak je potrebné, aby zamestnanec školenie absolvoval znova, použije sa namiesto toho funkcia „Ihneď opakovať školenie“.

Odporúča sa pregenerovanie využívať výhradne pri administratívnych zmenách.

E-maily pre reporting

Táto časť slúži na nastavenie interných e-mailov pre systémové hlásenia.
Tu nastavíš e-mailové adresy, na ktoré budú chodiť:

• reporty 1x za mesiac

Odporúčame uviesť:

• primárny reporting e-mail

• prípadne záložný kontakt

Tieto e-maily nesúvisia s pripomienkami zamestnancom ani s klientskými e-mailmi.

Informácie a kontakty

Táto sekcia slúži na nastavenie údajov, ktoré sa zobrazujú používateľom na prihlasovacej stránke:

• pod prihlasovacím formulárom

• v pätičke systému

Môžeš tu upraviť napríklad:

• kontaktný e-mail

• telefón

• zoznam školení ktoré ponúkaš cez systém Safetic

Globálne vyhľadávanie

Administrátor má k dispozícii globálne vyhľadávanie, ktoré umožňuje pracovať naprieč všetkými klientmi.

Umožňuje vyhľadávať:

• zamestnancov naprieč všetkými klientmi

• podľa mena

• podľa e-mailu

• podľa ID

Túto funkciu manažér nemá.

Používa sa najmä pri:

• riešení problémov

• podpore klientov

• kontrole certifikátov

Zhrnutie

Nastavenie portálu je najvyššia úroveň systému.

Čokoľvek tu zmeníš:

• ovplyvní celý portál,

• môže mať dopad na všetkých klientov.

Zmeny v tejto sekcii rob iba vtedy, ak si si istý ich globálnym dopadom.
Ak si nie si istý, odporúčame najskôr overiť, či sa nastavenie nemá riešiť na úrovni konkrétneho klienta.